保育士の仕事を効率化し、残業時間を減らすための方法とは?

作成日 2017/05/30 更新日 2017/05/30保育園支援ナビ編集部保育園支援ナビ編集部 

子どもたちを預かり面倒を見ることが仕事の保育士は、なかなかその他の業務の時間を取ることができません。そのため、仕事が溜まってしまい、残業の時間が増えてしまう場合が多くあります。そのままでは心身ともに辛くなってしまい、仕事において最高のパフォーマンスをあげることができません。 

そこで、保育士の残業を減らすための方法をご紹介します。 

コミュニケーションの効率化


保育士は、子どもたちだけでなく職員や保護者など、さまざまな人々とコミュニケーションを取る機会があります。職員の会議や保護者への連絡などは効率化を図ることで、お互いの時間を尊重しあうことができ、残業時間の短縮にもつながります。 

そこで、職員や保護者とのコミュニケーションを効率化していく方法をご紹介します。

 

会議時間を短縮する


業務の会議や園行事の会議など、会議には複数の人が参加するため、意見がまとまらず話がそれたりして、会議の時間が長引いてしまう場合があります。結果、残業時間が増えるという悪循環に陥ることも。 

効率よく会議を行うことができれば、残業時間を短縮することができるかもしれません。ここでは、会議時間を短縮するためのポイントをご紹介します。 

計画書を作成して、事前準備をしっかりと

会議は事前準備から始まっています。事前準備をしっかりと行うことで、会議本番の時間を短縮することが可能です。

特に計画書を作るということは、会議を方向性をまとめ、スムーズに進めるために重要なポイントです。議題である園行事などについて、大まかな内容や決定したい事項を記載してまとめておきましょう。そうすることで、作成した計画書を基に、話し合いを行うことができます。 

また、作成した計画書を事前に共有しておくことも大切です。事前に共有し、一度目を通してもらいましょう。その結果、方向性がずれず、時間も伸びにくくなります。

会議中に資料を読む時間も減らすことができることも、会議を短縮できるポイントのひとつです。資料を読んで事前に意見を考えてきてもらい、当日発表する方式をとっても良いかもしれませんね。また、アジェンダも共有しておくと、さらに効率よく進められます。

 

保護者への連絡の手間を軽減


行事や持ち物の案内、園であったことを報告するなど、保育士にとって保護者への連絡は大きな業務のひとつです。けれども、連絡を一人ひとり電話で行うと、手間も時間もかかってしまいます。保護者への連絡は、電話以外の連絡ツールを活用することで、効率化を実現することができます。 

電話以外の連絡ツールは、「ログが残る」というのもメリットのひとつです。後から見返しやすく、トラブルの防止にもつながります。 

保育園運営支援システムでは、情報配信システムやチャットアプリなど、便利な機能を実装しているシステムが多くあります。 

メール配信に切り替える

保護者への連絡方法をメールに切り替えることで、業務の時間を短縮することができます。クラスの保護者全員や複数名に同じ内容を送る際には、一斉送信機能がおすすめです。全員に同じことを電話で連絡する必要がなくなり、手間を省くことが可能になります。 

また、メールのテンプレートをいくつか作成しておくといいでしょう。「園行事のお知らせ」「持ち物のお知らせ」など、場面によって使い分けることで、最初からメールを作成する必要がなくなります。

 

アプリを利用してチャット形式にする

チャットツールでは、まるで実際に会話をしているかのようなスピード感と、メールよりも気軽にやりとりすることができるメリットが、普及の大きな要因です。保護者への連絡もチャットアプリを利用することで、電話よりも手軽に済ませることができます。また、チャットアプリは場所を問わず利用することができるため、業務のちょっとしたすき間時間にも連絡を取ることが可能です。


事務作業を効率化する


事務作業こそ、効率化することで残業を減らすことができます。以下に効率化のための具体的な方法をご紹介しますので、ご自身の仕事内容に当てはめて、参考にしてみてくださいね。

 

手書き書類はできるだけ電子化する


書類の中でも、特に手書き書類は作成に時間がかかります。そのため、電子化が可能な書類はできるだけ電子化しましょう。園児の名前やよく使う文章を予測変換機能で入力したり、保育関連の用語を単語登録することで、書類作成にかける時間を短縮することができます。

また、電子化は過去の書類を再利用できます。同じような書類をイチから書くのではなく、過去のデータをベースとして編集することができるので便利です。

 

お便りをテンプレート化する


保護者への定期的な配布物のなかに、お便りがあります。月1回発行する保育園もあれば、週1回発行する保育園もあり、頻度はそれぞれです。負担を軽減するために、毎回担当が変わる場合もあります。

お便りをイチから作成していたら、保育士の手間も大きいですよね。そこで、過去のお便りをテンプレート化し、園内で共有しましょう。そうすることで、電子化した書類と同様に、ベースのお便りを基に作成することができ、作成の時間を短縮することが可能です。 

テンプレートを共有することで、個人の作業の効率化だけでなく、園全体で業務を効率化することができるでしょう。

 

記録を共有する


子どもたちを預かる保育園にとって、その日あったことや成長の記録を残すことは、重要な業務のひとつです。入園から卒園まで同じ保育士が面倒を見られれば安心ですが、クラス替えや移動、退職などで担当が変わってしまう場合も多々あります。 

そこで役に立つのが「今までの記録」をデータベース化することです。記録を見ることで、苦手なものや過去の出来事などを、新しく担当になる保育士が把握することができます。

しかし、その手書きの記録がノートなどに記されていると、探す時間が手間になってしまいます。そこで記録はデータとしてパソコンに残して共有しましょう。そうすることで、記録が探しやすくなり、効率化することができます。

ICTシステムを導入する


平成27年に厚生労働省が創設した子育て支援事業の「保育園などにおける業務効率化推進事業」は、保育園の事業全体を効率化させるために、ICTシステムの導入を推奨しています。 

現在、多くの保育園は人材不足に悩まされています。ICTシステムを導入することによって、事務作業を自動化することができます。また、勤怠管理や登園管理にも対応したシステムなら、経理を効率化するのも可能です。その結果、保育士や経営の負担を減らしてくれます。 

また、保護者へ配布する書類も、アプリを使って共有することにより、ペーパーレス化が実現します。保育士たちの残業問題も、業務の効率化を実現できるICTシステムが解決してくれるかもしれません。 

さまざまなサービスが登場しているため、自分たちにあったICTシステムを探してみてはいかがでしょうか。導入する際には、補助金を利用することができるケースもあります。

 

まとめ


子どもたちと多くの時間を過ごす保育士は、体力の消耗が激しい職業と言えます。その上残業も多ければ、仕事で成果を残すことが難しくなってしまうでしょう。 またミスが増えてしまうと、保育園運営そのものに影響が出る可能性も考えられます。 

子どもたちと一緒に遊んだり、楽しく仕事をするためにも、業務を効率化して残業を減らしてくださいね。

 

参考サイト


LIGブログ「会議を効率化し、生産性を高めるためにやるべき10の取り組み」(2017年5月30日,https://liginc.co.jp/life/useful-info/113122)

リクナビNEXTジャーナル「日々の業務を効率化しよう!事例に学ぶ時間短縮術」(2017年5月30日,http://next.rikunabi.com/journal/entry/20151214_1)

大塚商会「まずは見える化から業務改善! 業務の見える化の効果をご紹介」(2017年5月30日,https://www.otsuka-shokai.co.jp/media/theme/business-improvement/visualization/)

厚生労働省「平成27年度補正予算(案)保育対策関係予算の概要」(2017年5月30日,http://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11900000-Koyoukintoujidoukateikyoku/file_8.pdf)

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