保育業務をより効率化できる園運営・管理支援「くらら」とは

作成日 2017/07/20 更新日 2017/07/20保育園支援ナビ編集部保育園支援ナビ編集部 

保育園を運営するうえで避けて通れないのが、煩雑な保育事務です。保育士は園児と過ごす時間の合間をぬって、保育料や給食費の請求のほか、指導要領の作成など、毎日さまざまな事務作業に追われています。これらを軽減することができれば、保育士の負担を減らすことができますし、園としても人件費削減や理想的な職場環境づくりに努めることができるはずです。

そこで今回は、保育事務の負担を軽減してくれるシステム「くらら」についてご紹介します。


くららの概要と主な特徴


くららは保育園や幼稚園、認定こども園で日々発生する、煩雑な保育事務の負担を目指して作られた運営支援システムです。元幼稚園教諭のシステムエンジニアが設計にあたっているため、実務に即した機能と使い勝手のよさがポイントとなっています。

くららの主な特徴

くららの特徴は、指導計画の作成をはじめ延長保育の管理、登園・退園時間やその方法の管理など、さまざまな保育事務を一括して処理できることにあります。そのため、情報ごとに別のシステムや帳簿を引っ張り出してきたり、保存ファイルを探したりという手間を省くことができます。

またオプション機能を追加すれば、パソコンだけでなくタブレットからも確認・入力ができるので、各クラスやバスの中など、職員室以外の場所からもチェックが可能に。園児の様子を見ながら、スキマ時間に保育事務をこなしたり、退園時間やその方法をチェックしたりすることもできます。



くららの主な機能


くららの機能は大きく4つに分けられます。

・保育事務機能

・請求機能

・教育管理機能

・保護者向けサービス

保育事務機能

保育事務の中でも大きな負担になりがちな以下3つを補佐し、効率化してくれる機能が備わっています。

・個人情報管理

・保護者からの連絡内容の管理

・実績管理

主な機能としては、園児たちの個人情報や健康記録、登園・降園手段の管理などのほか、欠席・遅刻・延長保育の管理などが挙げられます。くららを見れば、こうした情報を一手に確認することが可能に。これで「電話で保護者から連絡を受けたのに、担当の先生に引き継ぎできなかった」「バス送迎からお迎えに変更になった子どもを誤ってバスに乗せてしまった」というミスを減らすことができるでしょう。

またオプションで、電話の応答時に園児や保護者の情報がパソコンに表示されるCTI機能や、タブレットを利用して出欠席などを確認できる機能などを追加することも可能です。

請求機能

請求管理は手間がかかるだけでなく、間違いが許されない部分でもあります。そのため、間違いなく、かく手間なく請求するためにシステム導入を検討する保育園は少なくありません。

そんな保育に欠かせない各種請求管理も、くららで行うことができます。保育料や給食費、延長保育の管理や請求のほか、銀行データと連携し、口座の自動引落処理なども可能です。

※請求管理は全てオプション扱いとなります。

教育管理機能

指導計画は保育士の毎日の活動に欠かせないものですが、作成には手間と時間がかかるものです。特に新人保育士の場合、これまでの経験やノウハウがない分時間がかかりやすく、またさまざまな問題につまづきやすいという傾向があります。

こうした指導計画の作成も、くららでは一手に行うことができます。年間指導計画の作成のほか、月間、週間、また一日ごとの指導計画も可能です。そのほか日誌の作成や保健記録などもつけられます。

またオプションで文書ファイルや画像ファイルの管理、また写真に写っている園児のタグ付けなども行うことができます。これなら誰がどの写真に載っているのかが一目瞭然です。

保護者向けサービス

くららでは保育園と保護者の連絡をスムーズに行うために、保護者向けの機能も提供しています。例えば保護者からは、WEBサイトから欠席などの情報を保育園に連絡することができます。また保育園からは、毎月の園だよりの配信や、災害があった場合の安否情報の提供などをWEBサイトで公開できるので、保護者は時間のある時にどこからでも確認が可能に。これならいざというときも安心ですね。


くらら導入のメリット


くらら導入のメリットは大きくふたつあります。

・保育事務を一括管理できる

・効率性を高める機能が揃っている

保育事務を一括管理できる

くららは保育事務を一括管理できることが大きな特徴です。そのため作成の手間だけでなく、探す時間も短縮できることが、大きな導入メリットとなっています。

これまで保育事務にかかる書類をバラバラのファイルに保存していたり、ものによっては紙で保存していたりしていた保育園は少なくありません。しかし保管場所がバラバラだと、どこに何が保存されているのかわからなくなったり、目的の情報を探すのに手間がかかったりしてしまいがち。結果、どんどん時間がかかってしまい、保育士の業務負担の増大につながっていました。

しかし、くららだけで保育事務を一括管理することができれば、くらら内を検索するだけで目的の情報にたどり着くことができます。これならほかの場所を探す手間が省けますよね。

効率性を高める機能が揃っている

保育園支援システムと呼ばれるものの中には、指導計画や点呼一覧のテンプレートだけを提供するものや、名簿管理に特化したソフトなどもあります。こうしたソフトは便利な反面、誰でもすぐに効率性を高められるものではないという難点がありました。

しかしくららは、保育業務の効率性を高めることに重点を置いたソフトなので、見たまま必要事項を入力していくだけで、

だれでも効率よく保育業務を行える確率が高くなります。はやく効率化を図りたい保育園や、フォーマットの使い方を工夫するのが大変…と悩む園にとってはうれしいメリットではないでしょうか。


くららにかかる費用


くららにかかる費用や無料体験の有無について、ホームページには特に記載はありません。気になる方は一度問い合わせフォームから連絡を取ってみるのがよいでしょう。


まとめ


保育士の負担を減らすことは、仕事の質の向上につながります。保育士たちが生き生きと仕事できれば、子どもたちも生き生きと毎日を過ごすことができ、保育園の質を高めることにつながるのです。

保育業務が保育士たちの負担になっていると感じているなら、ぜひ一度くららの導入を検討してみてはいかがでしょうか。保育士たちが、そして子どもたちがより輝く園になるかもしれませんよ。


参考サイト

幼稚園・保育園・認定こども園のためのシステム「くらら」(2017年7月20日, https://www.kurara-kodomo.com/)


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