保育士の事務作業を効率化、園の経営力向上には「WEL-KIDS」

作成日 2017/07/12 更新日 2017/07/12保育園支援ナビ編集部保育園支援ナビ編集部 

子どものお世話や保護者への連絡、事務作業など、毎日が慌ただしく過ぎていく保育士。いかに保育士が働きやすい環境を作り、園の経営力を向上していくかは、経営者や管理者にとって大きな課題なのではないでしょうか。

アナログで行う作業も多く、保育士の作業を効率化するのは難しいのが現状です。そのため残業が多かったり、うまく経営できていない園も多いようです。そんな悩みを解決へと導いてくれるのが、保育分野に特化したITツールである「WEL-KIDS」です。今回は、「WEL-KIDS」の特徴や導入メリットなどについてご紹介します。


保育分野特化のITツール「WEL-KIDS」とは?


「WEL-KIDS」とは、ニューアーチデザイニング株式会社が提供している、保育園業務支援のためのサービスです。保育園での面倒な作業の効率化を実現し、保育士がさらに園児と向き合える時間を設けられるように開発されたクラウドシステムとなっています。日頃の業務をICT化することによって、保育士が今まで以上に働きやすくなる園作りをサポートしてくれます。

機能は多数ありますが、大きく4つに分けられます。

1.「園児管理、保育業務」

登降園記録や延長保育料計算、出欠簿、保育日誌管理など。

2.「職員管理、勤怠業務」

シフト管理や勤怠管理、勤務表、情報共有など。

3.「事務管理、事務業務」

ヒヤリハット管理や事務日誌、園児情報の集計など。

4.「コミュニケーション支援、WEBサイト」

園の様子や献立、お休み・遅刻申請など。

つまり、「WEL-KIDS」を導入することで、今まで手間だった事務作業や難しかった保育士同士の情報共有を、手軽に行うことができるのです。


「WEL-KIDS」の特徴と導入メリット


「WEL-KIDS」は、保育士の業務効率化や、園の経営力向上のために、さまざまな機能を兼ね備えています。導入した多くの園から好評を受けており、口コミで広がっています。実は導入した園の6割以上が、今までに利用した園からの紹介とのことです。

また、高い成果が望めることも「WEL-KIDS」のポイントのひとつ。導入した東京都板橋区の『社会福祉法人聖愛会 はぁもにぃ保育園』は、「いたばし good balance 会社賞2014」にて表彰されています。受賞の理由は、タッチパネル式のパソコンで「WEL-KIDS」を使って、子どもたちの登降園の記録を作成したり、職員の勤務管理を行い、作成する書類を削減したことによる業務効率化です。このように「WEL-KIDS」を導入することで、効果を実感している園が増えています。

では、「WEL-KIDS」を導入して得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。特出すべきメリットと機能についてご紹介します。


わずらわしい事務作業の効率化ができる

保育士の日々の業務の中でも大きな手間になっているのが、子どもたちと直接かかわらない書類作成などの事務作業です。わずらわしいアナログの作業をIT化することによって、大幅に作業時間の削減ができます。

事務作業の効率化を支える機能は、大きく分けて3つあります。

請求機能

入力していた標準時間や短時間の情報から、延長保育の料金を自動で計算できます。園児一人ひとりの利用時間が違っていても、自動で算出することが可能です。

シフト作成・勤怠管理機能

園特有のルールに従ったシフトを作成したり、保育士の出勤状況をパソコンの画面から確認できます。また、事務日誌や掲示板といった、保育士同士の状況共有に便利な機能もあります。

各種集計機能

自治体へ報告するための書類を作成するために必要である集計も手軽に行うことができます。書類の形式変更などがあったとしても、クラウド型システムの「WEL-KIDS」なら最新のものがいち早く反映されるため、すばやく対応し、業務を円滑にまわせます。

子どもたちや保護者とのコミュニケーションを円滑化できる

毎朝送り迎えを行ったり、保育園での子どもの行動を保護者に報告したり。保育士と保護者は毎日のように顔を合わせます。

また保護者にとって、わが子の保育園での行動は気になるもの。保育士も保護者へ伝えたいことはたくさんあります。しかし、多忙なため、じっくりと保護者と話す時間がありません。そんな保護者と保育士のコミュニケーションをサポートしてくれるのが、「WEL-KIDS」です。

例えば、送り迎え。園児が保育園に来たときや帰るときに、専用のタブレットにタッチすることによって、送り迎えの時刻が記録されます。そのため、保育時間の管理についてのトラブルを防いでくれるほか、出欠簿と保育料金の計算を手軽にしてくれます。

また朝の子どもの遅刻・欠席の連絡は、保育士と保護者、お互いの貴重な時間を使うため、効率化して手軽に済ませておきたい作業です。「WEL-KIDS」があれば、子どもが遅刻や欠席するときに、保護者は保護者専用のWEBサイトへアクセスすることにより、手軽に連絡を入れることができます。出欠簿ともリアルタイムで連動しているため、さらに保育士の負担を減らすことが可能です。朝、遅刻・欠席の電話は込み合いやすいため、「WEL-KIDS」を導入することによって、保護者と保育士両方の効率化が実現します。

ほかにも、園の行事やお知らせ、献立など、保育士から保護者へお知らせしたい情報は、保護者専用WEBサイトで共有できます。そのため、いちいち電話で報告したり、お便りを作成する手間が省けます。


「WEL-KIDS」の利用料金とは?


「WEL-KIDS」の利用料金は、月額25,000円(税抜)です(2017年4月7日時点)。子どもたちの人数やパソコンの台数に左右されることない一律料金のため、大規模な園でも費用を心配せず利用できます。

定期的にバージョンアップを行う「WEL-KIDS」ですが、すべて利用料に含まれており、バージョンアップ費用や保守費用などもかかることはありません。そのため、追加料金を払うことなく、いつでも最新のシステムを利用できます。

「保護者へメールを送信したい」「園児の管理機能のみ利用したい」「職員の管理機能のみ利用したい」など、希望に合わせて別途オプションサービスも用意しているので、ご興味ある方は問い合わせてみてはいかがでしょうか。

まとめ


保育士を悩ませている日々の業務を効率化することによって、園の経営力を向上することができます。効率化が実現すれば、子どもたちとも接する時間が増えたり、保護者とも濃いコミュニケーションを取ることができたり。さらには、保育士の残業時間も減らすことができるでしょう。この機会に、「WEL-KIDS」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。


参考サイト

保育園業務支援システム「WEL-KIDS(ウェルキッズ)」(2017年7月11日,https://www.wel-kids.com/)

この記事が良ければ「いいね!」

タグ一覧

この記事を書いた人

保育園支援ナビ編集部

保育園支援ナビ編集部

株式会社ウェルクスが運営する保育園支援ナビの編集部です。保育園や幼稚園に役立つ情報、取材記事を発信していきます。 https://hoiku-service.jp